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31.05.2017

Die E-Mail-Flut bändigen

E-Mails sind unverzichtbar. Doch in Massen lenken sie ab und verschlingen viel Zeit. Klare Regeln beim Mailverkehr können Negativeffekte minimieren.

Wie viele E-Mails tatsächlich eingehen, zeigt sich nach der Rückkehr aus dem Urlaub besonders deutlich. Dann warten da hunderte Anschreiben, die wir sonst im Alltag nebenher abarbeiten. Und genau da liegt das Problem. Wer seine E-Mails ständig checkt und sofort reagiert, verzettelt sich und verliert Zeit.

Doch wie lässt sich der Mailverkehr effizient gestalten, ohne dringende Anliegen zu vernachlässigen oder Kunden und Kollegen vor den Kopf zu stoßen? – Viele Personalberater und Karriereportale nehmen sich dieser Frage an. Wichtigste Tipps: Feste Zeiten zur Bearbeitung von Mails festlegen, etwa zwei Zeitblöcke gegen Mittag und kurz vor dem Feierabend. In diesen Zeiten sollte jede Mail sofort komplett abgearbeitet werden. Das heißt, dringende Mails beantworten oder ihre Absender informieren, wer sich um ihr Anliegen kümmern wird. Spam und irrelevante Nachrichten sollten gleich gelöscht werden. Und was Zeit hat, kann zur Wiedervorlage in passend benannte Ordner verschoben werden. So bleibt der Eingangsordner stets übersichtlich.

Effizienz fängt beim Absender an
Nicht nur der Umgang mit eingehenden E-Mails braucht Regeln. Auch als Absender sollte man die eigene und die Zeit der Empfänger im Blick behalten. Das beginnt bei der klaren Betreffzeile und der Überlegung, wer die Informationen der Mail wirklich braucht. Ratsam ist es, für die Kommunikation in Projekten zwei bis drei Empfängerlisten anzulegen, um schnell und effizient zwischen einem großen, begrenzten und kleinen Empfängerkreis wechseln zu können. Natürlich sollten Mails kurz und präzise formuliert sein – ohne dabei die Grundregeln der Höflichkeit zu vergessen.

Die Regeln dienen als Richtschnur. Doch es gilt, sie an die jeweiligen Notwendigkeiten anzupassen. Das Beharren auf festen Mailzeiten in Hochphasen von Projekten und anderen zeitkritischen Situationen kann Vorgesetzte, Kollegen und Kunden schnell auf die Palme bringen. Wer die E-Mail-Flut bändigen möchte, sollte bedenken, was dieses Kommunikationsmittels eigentlich ausmacht: Der schnelle, problemlose und präzise Austausch von Informationen.

 
 
 
 
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